GKS 2.0: wat de nieuwe kassa vraagt van uw netwerk

Wat GKS 2.0 is

GKS staat voor geregistreerd kassasysteem: de kassa die restaurant- en cateringzaken boven een bepaalde omzetdrempel moeten gebruiken. In het Frans heet het SCE 2.0. Het systeem bestaat uit drie delen: een gecertificeerde kassa, een fiscale datamodule (FDM, vaak de zwarte doos genoemd) en een VAT signing card (VSC) van de FOD Financiën. De nieuwe versie behoudt de zwarte doos. Wat wel verandert, is dat de FDM de gegevens van elke verkoop nu online doorstuurt naar een clouddienst van de FOD Financiën. Volgens de FOD Financiën komen de gegevens bijna in realtime binnen en zouden er minder controles ter plaatse volgen. GKS 2.0 brengt ook een digitaal btw-kasticket en laat u toe een kopie van een kasticket af te drukken.

De termijnen

Het koninklijk besluit van 25 mei 2026, gepubliceerd op 3 juni 2026, maakt GKS 2.0 verplicht vanaf 1 juli 2026. Nieuwe zaken die een geregistreerd kassasysteem nodig hebben, moeten meteen met GKS 2.0 starten. Zaken die er al een hebben, krijgen een overgangsperiode. De officiële nieuwspagina geeft deze data, afhankelijk van wanneer uw huidige kassa gekocht werd:

• gekocht vóór 1 januari 2018: overschakelen ten laatste op 1 juli 2027
• gekocht tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021: overschakelen ten laatste op 1 juli 2028
• gekocht vanaf 1 januari 2022: overschakelen ten laatste op 1 januari 2029

Het besluit zelf formuleert de fasen iets anders, namelijk op basis van de datum waarop het systeem geregistreerd werd. Het eenvoudigst krijgt u zekerheid door uw eigen datum op te zoeken in de e-service GKS, onder "Mijn profiel" en daarna "Gekende vestigingseenheden". Daarvoor moet u de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming zijn, of de rol "FODFin Restaurantuitbaters (GKS)" gekregen hebben. Tot uw datum mag u uw huidige systeem blijven gebruiken.

Wat het systeem vraagt van uw verbinding

De technische specificaties die de FOD Financiën publiceert, zijn concreter dan de meeste mensen verwachten. Dit zijn de punten die uw netwerk raken:

• De zwarte doos heeft internet nodig. De FDM maakt via het internet verbinding met de cloud van de FOD Financiën, stuurt verkopen zonder vertraging door en krijgt instructies en aanpassingen van de btw-tarieven binnen. Het API-document omschrijft de FDM als een toestel dat geregeld internettoegang nodig heeft.
• De eerste opstart vraagt een werkende verbinding. Bij de eerste opstart haalt de FDM zijn beveiligingscertificaat en instellingen op bij de FOD Financiën. Zonder internet op de dag van de installatie kan het systeem niet in gebruik genomen worden.
• Korte onderbrekingen worden opgevangen. Valt het internet weg, dan worden verkopen ondertekend en bewaard in de FDM tot de verbinding terug is. De kassa toont een waarschuwing zodra de buffer voor meer dan 70 % vol zit. Is hij helemaal vol, dan aanvaardt de FDM geen verkopen meer en kan de kassa niet meer registreren. De FOD Financiën stelt de grootte van die buffer op afstand in, en geen enkele officiële bron zegt hoeveel uren of dagen hij overbrugt.
• De verbinding tussen kassa en zwarte doos is lokaal. Kassa en FDM communiceren via een netwerkkabel of via wifi. De specificaties waarschuwen: loopt die verbinding over het internet en valt het internet uit, dan registreert de kassa niet meer.
• De juiste tijd is belangrijk. De FDM synchroniseert zijn klok minstens om de 24 uur met een tijdserver en toont een waarschuwing op de kassa als dat mislukt.
• Niets anders mag verbinding maken met de zwarte doos. Enkel de kassasoftware, de FOD Financiën en de fabrikant van de FDM mogen ermee verbinden.
• De installatie is de verantwoordelijkheid van de leverancier. De specificaties leggen de eindverantwoordelijkheid voor een correcte en veilige installatie en configuratie bij de verdeler of installateur.

Valt het hele systeem uit, dan verwijst de oudere officiële regeling voor defecten nog altijd naar papier: hou een voorraad papieren rekeningen of ontvangstbewijzen bij op de plaats waar de kassa staat, gebruik die zolang het systeem niet werkt, en meld het probleem binnen zeven kalenderdagen aan secr.gksce@minfin.fed.be (procedure).

Over e-facturatie: de specificatie voor de kassasoftware (POS) herinnert eraan dat facturen aan andere ondernemingen sinds 1 januari 2026 via het Peppol-netwerk moeten verlopen, terwijl kastickets voor consumenten niet onder die regel vallen. Maakt uw kassa ook facturen voor zakelijke klanten, vraag dan aan uw leverancier hoe dat samenwerkt met uw boekhoudsoftware.

Goede praktijken voor het netwerk achter de kassa

De officiële teksten schrijven geen type internetverbinding, reservelijn of apart netwerk voor. Wat volgt, zijn algemene goede praktijken voor een kassanetwerk. Niets daarvan is wettelijk verplicht.

• Gebruik waar het kan een kabel. Een bekabelde verbinding voor de kassa en de FDM voorkomt de onderbrekingen die wifi heeft in een volle zaal.
• Zet de kassa op een eigen netwerk. Gasten op de wifi horen niet op hetzelfde netwerk te zitten als de kassa, de FDM of de betaalterminal. Een apart netwerk (een VLAN of een aparte poort op de router) voor betalingen en de kassa beperkt wat het toestel van een gast kan bereiken.
• Voorzie een reservelijn. Een router die overschakelt op 4G of 5G als de vaste lijn uitvalt, zorgt ervoor dat de FDM kan blijven doorsturen. Sommige FDM's hebben zelf een optionele mobiele module; vraag het na bij uw leverancier.
• Bescherm de stroomvoorziening. Een kleine UPS voor modem, router, switch en FDM vangt korte stroomonderbrekingen op.
• Schrijf het op. Bewaar de inloggegevens van de router, het nummer van de helpdesk van uw internetprovider en de contactgegevens van de leverancier op één blad bij de kassa.

Voordat uw kassaleverancier langskomt

1. Zoek uw overschakeldatum op in de e-service GKS.
2. Controleer of de kassasoftware en de FDM die u aangeboden krijgt, op de officiële lijst van GKS 2.0-gecertificeerde systemen staan.
3. Beslis waar de FDM komt te staan en kijk na of er in de buurt een netwerkaansluiting, een vrije poort op de switch en een stopcontact zijn.
4. Zorg dat u (of uw IT-partner) kan inloggen op uw router en modem, en weet wie uw internetprovider is.
5. Vraag de leverancier: worden kassa en FDM verbonden via een kabel of via wifi, en heeft de FDM een mobiele module?
6. Vraag welke internetadressen de FDM moet kunnen bereiken, zodat de firewall ze kan doorlaten.
7. Vraag de leverancier om te tonen wat de kassa weergeeft als het internet wegvalt, en wat u dan moet doen.
8. Leg een voorraad papieren rekeningen of ontvangstbewijzen naast de kassa.

Wie doet wat

De gecertificeerde leverancier verkoopt, installeert en configureert de kassa en de FDM, en draagt volgens de specificaties de eindverantwoordelijkheid voor die installatie. U registreert uw kassasysteem bij de FOD Financiën via de registratiepagina, en uw leverancier kan u daarbij begeleiden. Een IT-partner zoals Fluxive zorgt voor de bekabeling, de router, het aparte netwerk voor kassa en betaalterminal, en de reservelijn. Dat werk staat naast de certificering. Het vervangt niets van wat de leverancier of de FOD Financiën doet.

Wilt u dat iemand naar het netwerk achter uw kassa kijkt voordat de leverancier langskomt, plan dan een gratis online gesprek van 30 minuten. Daarna komen we ter plaatse als dat nodig is.