Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment FLUXIVE collecte, utilise, conserve et protège vos données à caractère personnel lorsque vous visitez notre site web ou utilisez nos services. Nous accordons une grande importance à votre vie privée et traitons vos données conformément au RGPD et à la législation belge applicable.

2. Responsable du traitement

Fluxive est exploitée par Aman Yadav, inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1029.968.269, sous le nom commercial « Fluxive ».

Siège : Brusselstraat 90, 9400 Ninove, Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : 1029.968.269
TVA : BE 1029.968.269
Contact : aman@fluxive.be

FLUXIVE est le responsable du traitement pour les données personnelles collectées via ce site web.

3. Quelles données collectons-nous ?

3.1 Données que vous nous fournissez

Via notre formulaire de contact ou par e-mail, nous pouvons traiter les données suivantes :

• Nom
• E-mail
• Numéro de téléphone (facultatif)
• Nom de l’entreprise (facultatif)
• Service(s) sélectionnée(s)
• Contenu de votre message

Selon le formulaire que vous utilisez, nous traitons également :

• Lettre d’information : votre adresse e-mail.
• Avis : nom de l’entreprise et le contenu de votre avis.
• Soumissions d’idées : votre idée, et éventuellement le nom de l’entreprise et l’adresse e-mail.
• Support Wi-Fi : nom, e-mail, téléphone, nom de l’entreprise, localisation et le contenu de votre message.
• Pour les demandes de contact, de Wi-Fi et celles faites via le chat, nous conservons également votre adresse IP complète, votre navigateur (user-agent) et la page d’où vous venez, à des fins de sécurité et de prévention des abus.
• Contrôles gratuits sur notre site (sécurité e-mail, site web et domaines ressemblant au vôtre) : nous utilisons le nom de domaine ou l’adresse web que vous saisissez uniquement pour effectuer le contrôle et ne le conservons pas, pas plus que le résultat. Pour prévenir les abus, nous enregistrons temporairement votre adresse IP ; ces enregistrements sont supprimés automatiquement.
• Assistant de chat (Fluovi) : vos messages et la langue de la conversation, avec un numéro de conversation aléatoire. Les photos que vous ajoutez (5 Mo max.) sont envoyées au modèle d’IA pour qu’il puisse répondre, mais ne sont pas conservées. Si vous laissez une demande dans le chat, nous conservons aussi votre nom, votre adresse e-mail, votre entreprise, votre message, un court résumé et la conversation.
• Concept de site web par IA : le nom de l’entreprise, le secteur, la commune et le style que vous saisissez sont envoyés au modèle d’IA pour créer un premier concept. Nous ne les conservons pas ; nous comptons seulement l’utilisation de l’IA, sans contenu.
• Contrôle anti-robot : les formulaires et le chat utilisent Cloudflare Turnstile, qui lit des données techniques de votre navigateur et de votre appareil ainsi que votre adresse IP pour distinguer les personnes des robots. Il ne s’exécute que lorsque vous envoyez un formulaire ou un message dans le chat et est strictement nécessaire à cet envoi. Après un contrôle réussi, nous déposons un cookie (fx_ts_pass) valable 30 minutes.

3.2 Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement via des cookies et technologies similaires (voir également notre politique de cookies) :

• Adresse IP
• Informations sur le navigateur et l’appareil
• Pages visitées et interactions
• Horodatage et durée de la visite

3.3 Avis publics sur les hôtels

Nous recherchons sur le web des avis publics dans lesquels des clients d’hôtel mentionnent le Wi-Fi, afin de trouver des hôtels qui pourraient avoir besoin de nos services Wi-Fi. Pour chaque hôtel, nous conservons uniquement l’indication d’une éventuelle plainte concernant le Wi-Fi, le mois de l’avis, le site où il a été publié, un lien vers la page de l’hôtel et un résumé d’une phrase rédigé avec nos propres mots. Nous ne conservons jamais le nom des auteurs ni le texte des avis. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime (article 6.1(f) RGPD) et supprimons ces notes après 12 mois au maximum. Vous pouvez vous y opposer à tout moment via privacy@fluxive.be.

4. À quelles fins utilisons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, notamment :

• Répondre à vos questions et demandes de devis via le formulaire de contact.
• Préparer et exécuter une collaboration ou une prestation de services.
• Améliorer notre site web, nos services et l’expérience utilisateur.
• Respecter nos obligations légales (facturation, comptabilité, etc.).
• Assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir les abus.

5. Base juridique du traitement

Selon le contexte, nous traitons vos données sur la base d’une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• Consentement (article 6.1(a) RGPD), par exemple pour la lettre d’information, la publication de votre avis et les cookies analytiques ou marketing.
• Nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1(b) RGPD), par exemple pour répondre à votre demande de devis ou à une question sur nos services.
• Obligation légale (article 6.1(c) RGPD), p.ex. obligations comptables.
• Intérêt légitime (article 6.1(f) RGPD), par exemple pour répondre aux questions générales posées via les formulaires et le chat, pour les contrôles gratuits, l’outil de concept de site web et la protection anti-robot, ainsi que pour améliorer nos services et sécuriser nos systèmes.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager certaines données limitées avec :

• Microsoft 365 (Microsoft, UE) — notre service de messagerie, où les messages envoyés via nos formulaires ou par e-mail sont reçus et traités.
• Vercel (États-Unis) — hébergement de notre site et de l’AI Gateway, qui transmet au modèle d’IA les messages du chat et de l’outil de concept de site web. Le traitement peut avoir lieu aux États-Unis sur la base des clauses contractuelles types de l’UE (CCT).
• Neon (hébergement de base de données, UE) — la base de données où sont stockées les soumissions de formulaires et les données du chat.
• Vercel Web Analytics (Vercel) — statistiques de site sans cookies, uniquement si vous consentez aux cookies analytiques. Aucun cookie n’est déposé et aucune donnée personnelle n’est stockée.
• Google (Google Ads) — mesure des conversions et de la publicité, uniquement si vous consentez aux cookies marketing. Google agit en tant que responsable du traitement indépendant pour ces données. Traitement aux États-Unis sur la base du cadre UE–États-Unis (Data Privacy Framework) / CCT.
• Anthropic (États-Unis) — le modèle d’IA (Claude) derrière l’assistant de chat et l’outil de concept de site web. Vos messages parviennent à Anthropic via l’AI Gateway de Vercel. Le traitement a lieu aux États-Unis sur la base des clauses contractuelles types de l’UE (CCT).
• Meta (Meta Platforms Ireland) — le pixel Meta mesure les visites et les demandes de contact issues de nos publicités sur Facebook et Instagram, uniquement si vous consentez aux cookies marketing. Fluxive et Meta sont responsables conjoints du traitement pour la collecte et la transmission de ces données. Selon notre accord (le Controller Addendum de Meta, facebook.com/legal/controller_addendum), Fluxive vous informe et recueille votre consentement ; Meta est responsable de ce qu’elle fait ensuite des données et traite vos demandes d’exercice de droits pour les données qu’elle conserve. Vous pouvez exercer vos droits auprès de chacun de nous. Les données peuvent être transférées aux États-Unis sur la base du Data Privacy Framework UE–États-Unis / des CCT.
• Cloudflare (États-Unis) — Turnstile, le contrôle anti-robot de nos formulaires et du chat. Il lit des données techniques du navigateur et votre adresse IP. Cloudflare utilise aussi ces signaux pour son propre compte, en tant que responsable du traitement, afin d’améliorer sa détection des robots. Le traitement peut avoir lieu aux États-Unis sur la base du Data Privacy Framework UE–États-Unis / des CCT.
• Calendly (États-Unis) — notre agenda de réservation. Lorsque vous réservez un appel, Calendly reçoit votre nom, votre adresse e-mail, le créneau choisi et vos réponses. Traitement aux États-Unis sur la base du Data Privacy Framework UE–États-Unis, avec les CCT en solution de repli.
• Des conseillers professionnels (comptable, conseil juridique) lorsque cela est nécessaire.
• Des autorités publiques si la loi l’exige.

Transferts internationaux : lorsqu’un sous-traitant ou un autre destinataire traite des données en dehors de l’Espace économique européen (par exemple Vercel, Anthropic, Cloudflare, Calendly, Google ou Meta aux États-Unis), nous nous appuyons sur le cadre UE–États-Unis de protection des données (Data Privacy Framework) et/ou sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne comme garantie appropriée. Notre base de données est située dans l’UE. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties via privacy@fluxive.be.

7. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi (par exemple à des fins comptables).

• Demandes de contact et de support Wi-Fi : jusqu’à 24 mois après le dernier contact.
• Inscriptions à la lettre d’information : jusqu’à votre désinscription.
• Avis : jusqu’à leur suppression.
• Conversations du chat : 90 jours, puis suppression automatique, ou immédiatement si vous supprimez vous-même la conversation.
• Demandes laissées dans le chat : jusqu’à 24 mois après le dernier contact ; la conversation associée est effacée après 90 jours.
• Soumissions d’idées : jusqu’à 24 mois.
• Réservations dans Calendly : jusqu’à 24 mois après l’appel.
• Statistiques d’utilisation de l’assistant de chat (modèle et nombre de tokens par conversation, sans le contenu de vos messages) : 90 jours, pour suivre les coûts.
• Empreintes numériques (SHA-256) des réponses de l’assistant de chat, avec la date et le modèle, sans le texte, votre conversation ni votre adresse IP : 90 jours, ou jusqu’à ce que vous supprimiez la conversation. Elles servent uniquement à vérifier si un texte a été rédigé par l’assistant IA (à l’appui de l’obligation de marquage du règlement sur l’IA, art. 50, paragraphe 2). Le texte collé dans cette vérification n’est pas conservé.
• Protection contre les abus (adresse IP, et une forme codée de votre adresse e-mail pour limiter les confirmations répétées) : 24 heures.

8. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition à certains traitements (par ex. le marketing direct)
• Droit de retirer votre consentement (pour les traitements basés sur le consentement)

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l’adresse privacy@fluxive.be. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données en Belgique.

Autorité de protection des données (APD) — Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be · contact@apd-gba.be

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, perte ou abus. Aucun système n’étant totalement sécurisé, si vous suspectez un abus de vos données, veuillez nous contacter sans délai.

10. Contact

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :